Automatisert prosess med redusert foreldrebetaling i barnehage fra 2020.
Inngående søknad kommer inn via skjemaimport fra Sem&Stenersen som behandles av arkivet.
Ny sak opprettes fra dette skjemaet via importsentralen med:
- tittel ''barnehage søknad om redusert foreldrebetaling - barnehagens navn'',
- skjermingskode unntatt offentlighet,
- arkivdel emnearkiv,
- primært ordningsprinsipp 231, (tilskudd ut), sekundærkode A10 (barnehage), tertiærkode er fødselsnummer barn.
- Saksansvarlig er dedikert saksbehandler på økonomiavdelingen.
- Journalposten settes til saksbehandler robot som behandler søknaden automatisk med kobling mot IST økonomi. Roboten er programmert til å ta tak i nye søknader hver dag kl 1200. Søknadsskjemaet gjennomgås med tanke på foresatte og antall barn, samt om det er tilfresstillende vedleggsdokumentasjon (skatt siste år).
- Etter at roboten har kontrollert alle metadata, så opprettes det et utgående dokument med malen avslag på søknad hvis søknad med vedlegg er mangelfull. Brevmalen er lagt inn med riktig informasjon til mottaker om hva som evt kan være feil og at de må sende inn ny søknad med riktig informasjon der dette er tilfellet.
Ved feil eller mangler så avvises søknaden og overføres til økonomiavdeling for videre behandling.
- hvis all metadata er ok, vil roboten koble seg mot IST Evryday og der vil kundeinformasjon og mottakers navn kontrolleres opp mot navnet i søknaden. Beregnet sats for barnehageopphold (Roboten beregner barnehagesats ut i fra inntekt til foreldre) regnes ut og roboten tar dette med seg tilbake til Elements. Ny journalpost opprettes med malen innvilget redusert foreldrebetaling. Roboten fyller inn automatisk informasjon i tabell og deretter ekspederer ut dokumentet til søker + riktig barnehage med Svarut.
Søker får brev fra roboten via SvarUt i Elements uavhengig av utfall.
Saksbehandler kontrollerer saksmappe med tilhørende journalposter at alt er ok før saken settes til ferdig fra saksbehandler. Arkivet påser at alle dokumenter er blitt journalført før saken settes til Avsluttet.
