Historisk sakarkiv over 25 år - Deponering til IKA Kongsberg

Alt fysisk bevaringsverdig arkivmateriale fra perioden 1780 – 1985 er deponert til IKA Kongsberg for videre bevaring i arkivdepot.

Det er totalt 750 hyllemeter med arkiv (både objektarkiv og sakarkiv) som er overført i perioden 2014-2019.

Deponering- og pakkelister er systematisk laget og oversendt IKA Kongsberg.

Deponeringsoversikt som er overført til IKA Kongsberg forefinnes som vedlegg i denne arkivplanen.

Sakarkiv / Emnearkiv

Oversikt over versjoner og tekstbehandler i sak-/arkivsystemet fra 1988-2019:

Ajour - før 1988                                                    (Norsk Data) Notis WP

PC journal 1988-1990                                            (Norsk Data) Notis WP

DSS 1990-1995                                                     (IBM)  Word 

K2000 1995-1999 versjon 1.2                                 (IBM) Word Perfect

K2000 1999-2006 - versjon 3.6                               (EDB Ergo group) Word Pro

K2000 - 2006-2011 - versjon 5.3                             (EDB Ergo Group) Word Pro

ESA 2011-2014 - Versjon 7.0 - 8.0.5                        (Evry) Libre Office

ESA 2014-2019 - Versjon 8.0.5 - 8.3.5                     (Evry) Word

Elements 2019 - d.d - versjon 2.23.4                        (Sikri/Evry) Word

Kommunens sak-/arkiv fra før 2000 er dessverre ikke blitt tatt uttrekk av pga tekniske utfordringer med gammel database og utdatert system. Papirarkiv, journal og kopibøker er ivaretatt og forefinnes på papir i sentralarkivet og ved IKA Kongsberg.

Historisk arkiv ESA - 2000-2011 - Her er det foretatt både Noark5-uttrekk og SIARDII-uttrekk pr 2021

Produksjonsarkiv ESA 2011-2019 - Her er det foretatt både Noark5-uttrekk og SIARDII-uttrekk pr 2021

2011 - Papirarkiv - PERIODISERING

Kongsberg kommune har foretatt Skarpt periodeskille i sak/arkivsystemet K2000 01.november 2011.

Årsaken til dette var overgang fra tekstbehandler WordPro til Libre Office, samt at det ble foretatt en større omorganisering og oppdatering i ESA (sak/arkivsystemet). Det ble foretatt et script for å konvertere alle wordPro-dokumentene til PDF, men mange dokumenter lot seg dessverre ikke konverteres til PDF. Dokumentene forefinnes i papir og arkivert etter K-koder.
Kommunen oppgraderte fra versjon 5.3 Windows til 7.0 Web i 2011.

Saksnr:

Alle saker i historisk base er avsluttet og har status A. Det er totalt 80.915 avsluttede saker.

Antall saker satt til U (utgått) er totalt 1978. Årsaken til at en sak er satt til utgått er hvis det ikke er tilknyttet journalposter i saken eller at det er feilregistrert av saksbehandler eller arkivtjenesten.

Journalposter:

Alle journalposter ble avskrevet og fikk automatisk status A ved avslutning av en sak.
Det er totalt 261.763 journalposter i status A.
Antall utgåtte dokumenter er 1945 journalposter.

Kongsberg fikk godkjent SIARDII-uttrekk ved IKA Kongsberg i 2014.
Det ble oversendt brukerveiledning og utskrift av skjermbilder i administrator for hjelp til senere dokumentasjon og gjenfinning av dokumenter elektronisk.

På grunn av ny funksjonalitet og kvalitetssikring med overføring av deponeringer, er det blitt foretatt nytt uttrekk av historisk base fra 5.3 som er oversendt til IKA Kongsberg.

Denne gang både med NOARK5 og SIARDII-uttrekk pr 2021.

2014 - Papirarkiv

I 2014 endret kommunen til ny tekstbehandler igjen, denne gang fra Libre Office til Word.
Det var ikke nødvendig med nytt skarpt periodeskille ettersom ESA kunne konvertere til arkivformat både for Libre Office og Word i samme base.

2019 - Fullelektronisk arkiv - PERIODISERING 

1. oktober 2019 hadde vi skarpt periodeskille fra papirarkiv (ESA) til fullelektronisk arkiv (Elements).
Kobling mot pågående saker er blitt knyttet enten via saksnr i tittel eller et X-dokument i Elements som viser historikken i ESA. 

Alle saker i ESA produksjonsbase er avsluttet og har status A.
Det er totalt 80.915 avsluttede saker.

Alle journalposter får automatisk status A ved avslutning av sak.
Det er totalt 261.763 journalposter i status A.
Antall utgåtte dokumenter er 1945 journalposter.

Innloggingbilde Elements - oppstart 01.10.2019:

Objektarkiv / Spesialarkiv

Objektarkiv avsluttes enkeltvis etter ved en individuell vurdering.
Det er viktig å ta hensyn til at sakene i objektarkivet kan være aktuelle selv om de har vært avsluttet i lang tid.

Følgende objektarkiv som forefinnes i Kongsberg kommune:

- Personalarkiv (personalavdelingen)
- Elevarkiv (skolesektor)
- klientarkiv (eks startlån, juridiske saker, utekontakt, osv)

- Barnevernmapper
- Helsekort
- Gårds- og bruksnummer (planavdeling)

Fysiske objektarkiv skal periodiseres på følgende måte :

• Det aktive arkivet skal speiles i et bortsettingsarkiv med tilsvarende objekt
• Avsluttede saker eller objekt skal kvalitetssikres og bevares etter gjeldende regelverk