Periodiseringsoversikt:
Kommunens sak-/arkiv fra før 2000 har ikke blitt tatt uttrekk pg tekniske utfordringer med gammel database og utdatert system. Papirarkiv, journal og kopibøker er ivaretatt.
- Historisk arkiv ESA - 2000-2011
Produksjonsarkiv ESA 2011-2019
I forbindelse med årtusenskiftet ble de fleste arkivsystemer periodisert pga årstall fra 1900 til 2000. For Kongsberg så var dette også tilfellet. K2000 ble opprettet med skarpt periodeskille i november-desember 1999.
2011 - Papirarkiv
Kongsberg kommune har foretatt Skarpt periodeskille i sak/arkivsystemet K2000 01.november 2011. Årsaken til dette var overgang fra tekstbehandler WordPro til Libre Office, samt at det ble foretatt en større omorganisering og oppdatering i ESA (sak/arkivsystemet). Vi oppgraderte fra versjon 5.3 Windows til 7.0 Web.
2014 - Papirarkiv
I 2014 endret vi til ny tekstbehandler igjen, denne gang fra Libre Office til Word. Det var ikke nødvendig med nytt skarpt periodeskille ettersom ESA kunne konvertere til arkivformat både for Libre Office og Word i samme base.
2019 - Fullelektronisk arkiv
1. oktober 2019 hadde vi skarpt periodeskille fra papirarkiv (ESA) til fullelektronisk arkiv (Elements). Kobling mot pågående saker er blitt knyttet enten via saksnr i tittel eller et X-dokument i Elements som viser historikken i ESA.
Når det gjelder periodisering i Elements har ikke det blitt laget rutiner for dette pr dags dato. Det er vanskelig å vite hvordan dette skal utføres, og her vil Kongsbergregionen med alle arkivlederne stå sammen for å periodisere i samme tidsrom - helst hvert 4. år for å følge valgperioden. Her vil åpne saker følge over til ny periode og avsluttede saker vil ikke bli mulig å gjenåpne.
