STARTSKUDD

Alle startlån-søknader med korrespondanse integreres med Elements fra 2019. Kongsberg kommune var med som pilotkommune da Startskudd ble etablert i 2018. Det ble den gang etablert en manuell rutine av saksbehandler for å få dokumentene inn i ESA, ettersom vi ikke hadde integrasjon med Svarinn den gang. Det ble først etablert i 2019 da vi startet opp med Elements.

Saksbehandling og all korrespondanse utføres i husbankens fagsystem (Startskudd).

Søknaden på startlån importere til Elements via SvarInn og kommunens hoved organisasjonsnummer.

Arkivet oppretter ny saksmappe med tittel; søknad om startlån - Ola Nordmann, Arkivdel er sak arkiv, ordningsprinsipp er 252 (utlån) og sekundærprinsipp er fødselsnummer til søker.

Tilgangakode er U, og navnet til søkeren skjermes i tittel.

Saksansvarlig er integreringsseksjon. Integreringsseksjonen fordeler den enkelte saksmappe til saksbehandler i Kongsberg som er ansvarlig for saken i Husbanken.

All senere dokumentasjon i saken importeres automatisk til opprettet sak. 

En utfordring med integrasjonen er alle dokumenter fremkommer som inngående dokumenter selv om de er inngående og utgående dokumenter. Etter samråd med de andre arkivlederne i kommunen har vi valgt å ikke sette på utgående dokument i tittel. Det er ikke mulig å endre dokumenttype etter at dokumentene er blitt importert i Elements. Dette er blitt tatt opp med Evry og de har ikke funnet en løsning på dette i systemet. 
Tittel på journalpost blir derfor eks: "Startlån - meldinger mellom saksbehandler og søker" eller "startlån - "vedtak om utbetaling av tilskudd". På grunn av at journalpostene kommer ut på kommunens postliste har vi prosedyre på å skjerme både mottaker og alt etter tittel Startlån. På postliste så vil dette fremkomme slik:

Ved endelig vedtak i startlån søknad avsluttes saken i Elements.