Illustrasjonen over viser alle fagsystemer som er koblet sammen i kommunen.

Over viser arkivstruktur i kommunen. 

Årsverk innen arkivdanning i kommunen: 
- Sentralarkivet består av 3 årsverk,
- Politisk sekrearitat består av 2 årsverk,
- Byggesaksavdelingen består av 3 årsverk.

- I skoler og barnehager er det merkantile personer (eks skolesekretærer) som har arkivoppgaver i Elements, blant annet ajourhold av fysiske og digitale elevmapper.

Elements er kommunens sak-/arkivsystem og det er koblet flere intetrasjoner inn mot Elements på ulike måter for optimal dokumentfangst og bevaring for ettertiden.

Elements  2019 - d.d.

Sentralarkivet skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i Kongsberg kommune.

Sentralarkivet fungerer som en journalenhet med felles postjournal og saksarkiv for hele kommunen.

Alle enheter journalfører og arkiverer i sak-/arkivsystemet Elements, fordelt på ulike arkivdeler og tilgangsgrupper

Administrativ inndeling i Elements pr 2020:

Tallet ved siden av hver hovedavdeling indikerer underavdelinger, eks i oppvekst ligger alle skoler, barnehager, barnevern og helsestasjon

• Kongsberg kommunale eiendom (KKE) oppbevarer all dokumentasjon vedrørende kommunale bygg når det gjelder drift, avtaler og bygging. Ved avsluttet prosjekt så overføres eventuelle fysiske saker til sentralarkiv.

Sentralarkivet og avdelinger som har journalenheter blir regnet som egne arkivskapere.

Ytre enheter som er fysisk skilt fra kommunehuset fungerer som egne arkivskapere:

• KF Kongsberg kino,
• Knutepunktet Kongsberg KF,
• Kongsbergregionen,
• Reponssenteret 
• Samfunnsmedisinsk enhet

Arkivdeler i Elements:

ESA 2000-2019

ESA var kommunens sak-/arkivsystem frem til 2019. ESA anses som et papirarkiv ettersom ikke all dokumentasjon foreligger elektronisk. Saksmapper med tilhørende journalposter skrives ut og arkiveres i kommunens sentralarkiv etter avsluttet saksgang. Journal for perioden er skrevet ut for hele tidsperioden og arkivert etter arkivskaper for enklere gjenfinning. 

Sentralarkivet skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i Kongsberg kommune.

Organisasjonskart i ESA pr 2019:

Sentralarkivet fungerer som en journalenhet med felles postjournal og saksarkiv for hele kommunen. Alle enheter journalfører og arkiverer i sak-/arkivsystemet ESA, fordelt på ulike arkivdeler og tilgangsgrupper

Når det gjelder ytre enheter så kan de oppbevare utvalgte arkivdeler i sine lokaler så lenge dette er formålstjenlig og er pågående saker:

Grunnskolene oppbevarer elevmappene fysisk på skolen til eleven er ferdig ved skolen. All rettighetsdokumentasjon/elevmapper overføres til sentralarkivet for videre bevaring 1 år etter endt skolegang. Elevmapper bevares.

Kongsberg kommunale eiendom (KKE) oppbevarer all dokumentasjon vedrørende kommunale bygg når det gjelder drift, avtaler og bygging. Ved avsluttet prosjekt så overføres fysisk sak til sentralarkiv for bevaring.

Sentralarkivet og avdelinger som er journalenheter blir regnet som egne arkivskapere.

Ytre enheter som er fysisk skilt fra kommunehuset skal fungere som egne arkivskapere