|
Arkivplan Arkivplanen skal bidra til at Kongsberg kommune ivaretar arkivansvaret etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar til å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Arkivplanen skal dokumentere dokumentrutiner, arkivorganiseringen og reglene for hvordan arkivene skal forvaltes i Kongsberg kommune.
Formålet med arkivplanen er å samle retningslinjer og rutiner i et dokument, slik at alle ansatte til enhver tid vet hvordan oppgavene knyttet til dokumentbehandling skal løses og hvilke retningslinjer som gjelder.
Arkivplanen gjelder for alle ansatte som arbeider med saksbehandling eller kontorrutiner. Ansatte plikter å gjøre seg kjent med og følge rutinene som er nedfelt i arkivplanen.
Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for arkivplanen. Arkivplanen skal revideres hvert 4. år eller ved behov.
Kommunearkivar har ansvar for at planen til enhver tid er oppdatert Forskrift om offentlege arkiv:
§ 2.2 Arkivplan
Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivplanarbeidet Det betyr at planen skal være:
-
Beskrivende
Den skal gi en oversikt over hvilke arkiv som finnes og hvilke rutiner som er knyttet til disse. Den skal også gi oversikt over hvordan det er organisert.
-
Retningsgivende
Den skal gi forpliktende retningslinjer for hvordan all dokumentinformasjon som organisasjonen trenger i sine daglige gjøremål eller har plikt til å oppbevare for ettertiden skal registreres, oppbevares og brukes. Etter hvert som dokumentene i stadig større grad blir distribuert og lagret elektronisk, er det stadig viktigere med ensartede rutiner (hvem gjør hva og hvordan).
Denne arkivplanen gjelder fra 01.10.2019 - fra samme tidspunkt som overgang til nytt sak/arkivsystem Elements og overgang til fullelektronisk sakarkiv. Arkivplanen er sammenfallende med ny kommunestyreperiode etter kommunestyrevalget 9. september 2019. |
