Formålet med bevaringsvurderingArkivverket har fire bevaringsformål eller grunnar til å bevare arkivmateriale:
- Å dokumentere viktige samfunnsfunksjonar, maktutøvinga til dei offentlege organa og rolla deira i samfunnsutviklinga
- Å bevare materiale som gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på eit gitt tidspunkt, og som klargjer samfunnsutviklinga
- Å dokumentere personar og verksemder sine rettar og plikter i forhold til det offentlege, og i forhold til kvarandre
- Å dokumentere dei offentlege organa si verksemd ut frå administrative og driftsmessige behov
Arkivforskriften: § 14.ArkivavgrensingDokument som verken har inngått i saksbehandlinga til organet eller har verdi som dokumentasjon, skal haldast utanfor eller fjernast frå arkivet ved arkivavgrensing. Arkivavgrensing skal gjennomførast seinast før avlevering. Følgjande dokument skal alltid haldast utanfor arkivet:
| a)
|
trykksaker, rundskriv og anna mangfalda og allment tilgjengeleg materiale. Det organet som har utferda slikt materiale, skal likevel arkivere eitt eksemplar og dei nødvendige forarbeida.
|
| b)
|
konsept, kladdar, ekstra kopiar, interne meldingar o.l. som ikkje har verdi som dokumentasjon. Konsept som har noteringar og påteikningar som er nødvendige for å forstå saka og den samanhengen ho står i, skal arkiverast. Det same gjeld kopi av alle utgåande dokument.
|
§ 15.BevaringspåbodDersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna gjennom enkeltvedtak eller forskrift, skal følgjande materiale alltid bevarast:
| a)
|
arkivmateriale frå 1950 eller før, etter at arkivavgrensing er utført
|
| b)
|
presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrupper som kan eller skal kasserast
|
| c)
|
journalar, medrekna journaldatabasar og journalregister
|
§ 16.KassasjonOrganet skal utarbeide kassasjonsreglar for materiale som ikkje er omfatta av arkivavgrensinga i § 14 eller bevaringspåbodet i § 15. Kassasjonsreglane skal gi oversikt over kva som skal bevarast, og kva som kan eller skal kasserast. Det kan òg fastsetjast kor lenge materialet skal oppbevarast før kassasjon. Statlege organ skal utarbeide eigne spesifiserte kassasjonsreglar for fagsakene. Riksarkivaren kan krevje at det overordna organet samordnar arbeidet med slike reglar. Reglane gjeld ikkje før dei er godkjende av Riksarkivaren. Dersom eit statleg organ ikkje har godkjende kassasjonsreglar eller ikkje har gjennomført kassasjon før avlevering til Arkivverket, kan Arkivverket nekte å ta imot materialet. Riksarkivaren skal gi forskrift om kassasjonsreglar for saker som gjeld eigenforvaltning i statlege organ, og om kassasjonsreglar for kommunar og fylkeskommunar. |
