Periodisering

https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/periodisering

Et arkiv er gjerne delt opp i arkivdeler, og hver arkivdel kan periodiseres for seg. Periodeskillet kan med fordel tas ved årsskiftet.

Arkivdeler som er objektordnet, f.eks. personalmapper som er klasserte på navn eller fødselsnummer, eller bygningsarkiv som er klassert på gårds- og bruksnummer, trenger kanskje ikke periodiseres i det hele tatt. Alternativt kan de sakene som har blitt uaktuelle tas ut og flyttes til en egen arkivdel.

Dersom det ikke ble gjort arkivavgrensing ved journalføring, skal det gjøres ved periodisering.

Dersom ikke en bevaring- og kassasjonsplan allerede er på plass, skal materialet kassasjonsvurderes ved periodisering. Les mer om dette under Bevaring og kassasjon

Journalperiodene skal være på minst 4-5 år. For kommuner kan det ofte være gunstig å sette et skille hvert fjerde år, i takt med kommunevalgene. For små organ er det kanskje ønskelig med sjeldnere skille.

Overgang til et annet system eller leverandør, eller til en ny generasjon av Noark-standarden, krever ikke periodisering, men det kan være praktisk å gjøre større endringer og lage et skille ved slike tilfeller.

En skal i alle fall gjøre periodeskille når:

• det blir tatt i bruk et nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel)  
• det gjøres store omorganisereringer (Jf. Arkivforskriften § 17 – Overføring av arkiv mellom organ)
• en går over til elektronisk arkiv